Recepcionista Administrativa

Recepcionista Administrativa

Objetivo del Puesto: El/la Recepcionista será responsable de gestionar la primera impresión de la empresa a través de la atención eficiente y cordial de las visitas, llamadas telefónicas, y tareas administrativas. Asegurará un servicio de alta calidad que refleje los valores y la cultura de la empresa, garantizando una experiencia profesional y agradable para todos los visitantes y empleados.

Horario:De lunes a viernes, de 9:00 a 18:00 horas.

Alimentos: Con Hora de comida de 13:30 a 14:30.

Inglés: Intermedio (Para canalizar llamadas).

Esquema: Presencial de lunes a viernes de 9:00 a 6:00 pm

Experiencia: En la Recepción, mínimo 5 años llevando actividades administrativas.

Funciones y Responsabilidades:

Atención TelefónicaAtender teléfonos y realizar enlaces, localizando a los consultores en caso de llamadas urgentes de los clientes.Tomar y entregar mensajes telefónicos de manera detallada, utilizando el formato de registro para este fin.Usar las herramientas de trabajo establecidas por el despacho para la atención de llamadas (diadema, bitácoras, computadora, equipo telefónico, etc.).Atención cordial, amable a empleados, consultores, visitantes y/o clientes.Informar a consultores y/o asistentes de la llegada de su visitante.Dirigir a proveedores y/o mensajeros al piso indicado para realizar entrega de productos de los clientes o suministros de la oficinaEstar atenta del paso al interior de las oficinas a personas externas.Elaborar las guías DHL/ ESTAFETA , con base en el formato de solicitud de guías que le entreguen o envíen por correo los interesados.Llevar el archivo de Registro de elaboración de Guías DHL.Enviar al solicitante la guía elaboradaCompra de Boletos de avión- Plataforma De AMEXGestionar la compra de boletos de avión a través de la plataforma de AMEX, según las necesidades del personal y proyectos de la empresa y asegurando la correcta elaboración de las órdenes de compra en Excel para pasar a SAP siendo su responsabilidad el obtener las facturas de estas compras de manera diaria.Notificar por escrito mediante correo electrónico a la responsable de seguimiento de proyectos y a su jefe directo cualquier incidencia relacionada con la obtención de facturas y generación de órdenes de compra cuando no se puedan realizar el día o fecha de la compra por causas ajenas o imputables a los portales de servicios de los proveedores.Tener un recordatorio en la agenda electrónica de Google calendar con las fechas de corte de la tarjeta AMEX de las diferentes unidades, así como de los cierres contables o fechas clave para la operación administrativa de las órdenes de compra bajo su responsabilidad.

Servicios Generales

Recepción, registro y distribución de correspondencia o paquetería a los destinatarios, obligatorio cuando se trate de información establecida como prioritaria o relacionada con un proyecto o cliente y ocasional cuando se trate de mensajerías comerciales o personales.Atención y servicio de las oficinas.Reportar a Recursos Materiales desperfectos del inmueble y equipos que le hayan reportado.Solicitar al área de sistemas la reparación de equipos o herramientas de telefonía y dar seguimiento a la reparación.Proveedores de mantenimiento de equipos, Avisar al responsable del equipo, para que atienda al proveedor.

(Intendencia, o sistemas)Papelería: (Suministro, pedidos, recepción y administración)Suministro de artículos de papelería, en existencia, a colaboradores, previo llenado del formato de solicitud de papelería, con cordialidad y actitud de servicio.Pedidos de papelería Realizar semanalmente, previa autorización del director de Servicios Generales, el pedido de los artículos de papelería para mantener el stock que debe tener en existencia, para el correcto funcionamiento de la empresa, y anotarlo en el archivo de registro de pedidos, con base en las solicitudes de material de papelería por parte de los colaboradores para algún proyecto específico, hacer el pedido al proveedor del material requerido.

Informando al proveedor la lista de artículos solicitados por cada Unidad de Negocio. Deberá de anotarse en el archivo de Registro de pedidos de papelería, el material que se va a solicitar y enterar a Recursos Materiales, antes de realizar el pedido.

Recepción y Administración:

Guardar los artículos ya recibidos y revisadosAdjuntar a cada remisión los soportes correspondientes y registrar las remisiones.Archivar temporalmente las remisiones y soportes, para ser entregadas a las asistentes, cuando lo requieran, para elaborar Orden de Compra correspondiente.La persona que recibe la remisión con los soportes deberá entregar una copia de la remisión firmando la recepción de los soportes correspondientes.Informar y entregar al interesado el material solicitado o reponer las existencias, en caso de que se haya entregado material existente en la papelería.Llevar el control de los artículos de papelería que se entregan a los colaboradores solicitando a quien requiere el material, lo anote en el Registro de Papelería

Registro de Click Shares y Coordinación con Sistemas:

Recibir y registrar todos los click shares que se entreguen a la recepción, utilizando el formato designado, y notificar de manera inmediata al departamento de sistemas para su procesamiento.Canalización de pedidos de proveedores, con responsable o solicitanteCuidado y resurtido de BotiquínSolicitar a Recursos Materiales el resurtido de faltantes del botiquínAdministrar los artículos del Botiquín.Suministro de botellas de aguaSolicitar en tiempo el pedido de la fruta al proveedor con base en el mensaje recibido de cantidades y tipo de fruta que indique el personal de recursos materiales.Comidas para juntas o colaboradores.Previa solicitud, por correo, del responsable, apoyar con pedidos de comida para juntasA la llegada del pedido, informar a quien lo solicitó para que baje a atender al proveedor, recibir el pedido y efectuar el pago.

Salas de Juntas

Apoyo a colaboradores interesada (o) para el llenado del formato de Solicitud de servicios para juntas.Entregar papeleta al personal de intendencia y a mensajería para que puedan preparar las salas de juntas que requieran montaje especial y/o servicios de café y apoyar de manera proactiva cuando se requiera apoyo.Subir oportunamente al chat de Montaje Salas el formato de Solicitud de servicios para juntas, para el montaje oportuno de las salas.Informar al área de sistemas cuando se requiera su apoyo para las juntas.Solicitud y coordinación de recepción de comidas para juntasCoordinación con Lobby y/o Estacionamientoinformarles de la llegada de producto y/o alimentos (si se tiene la información del Consultor responsable) para que permitan su acceso al piso correspondiente.

Apoyo permanente a consultores

Enlaces de llamadas cuando sean requeridas por un consultor o equipo consultor.Apoyo en caso de sismo.Coordinación con personal que cubre recepción.Cuando llega la persona que va a cubrir la recepción, la recepcionista deberá:Dejar el lugar perfectamente limpio y con las herramientas y materiales necesarios para que puedan apoyarla a cubrir las funciones durante el espacio de comida o guardias especiales (atención de juntas, vacaciones, permisos personales, enfermedad)Informarle a la persona que brinda el apoyo si hay alguna actividad pendiente a lo que tenga que dar seguimiento en su ausencia.Cuando la recepcionista regrese a retomar su trabajo deberá solicitar, amablemente, a la persona que la cubrió, el informe de pendientes a lo que tiene que dar seguimiento y estar informada de lo que pasó en su ausencia.

Actitud de Servicio:

Escucha Activa: La recepcionista debe escuchar atentamente a cada visitante y cliente, asegurando que sus necesidades sean comprendidas y atendidas de manera efectiva. Esto incluye preguntar de forma clara y precisa para confirmar la información y ofrecer soluciones adecuadas.Cordialidad y Amabilidad: Mostrar siempre una actitud amigable y profesional, con disposición para ayudar a todos los que interactúan con la oficina.Responsabilidad Cumplir con las promesas y compromisos adquiridos, asegurando que las solicitudes sean atendidas en tiempo y forma.

Escucha para Mejorar:

Apertura a la Retroalimentación: Estar abierta a recibir comentarios y sugerencias de los clientes y compañeros de trabajo, buscando siempre maneras de mejorar el servicio ofrecido en las responsabilidades de la recepción.Aplicación de Mejoras: Implementar los cambios y ajustes necesarios con base en la retroalimentación recibida, demostrando un compromiso personal con la excelencia.Adherencia a Protocolos: Seguir estrictamente las políticas y procedimientos de la empresa, especialmente en relación con la seguridad, confidencialidad, uso de herramientas de trabajo y atención al cliente.

Sentido de Urgencia

Responder de manera inmediata a las solicitudes de atención, asegurando la puntualidad en la recepción de llamadas, visitas y la gestión de tareas administrativas.

Confidencialidad

Manejar la información sensible con total discreción, protegiendo los datos de los clientes y la empresa. No divulgar ninguna información sin autorización expresa.

Proactividad

Anticipar las necesidades de los visitantes, colaboradores y consultores, tomando la iniciativa para resolver problemas.

Trabajo en Equipo

Colaborar de manera efectiva con otros departamentos y compañeros, compartiendo información relevante y apoyando en las tareas comunes para asegurar un ambiente de trabajo armonioso.

Uso Obligatorio de Uniformes

Uniforme: Es obligatorio portar el uniforme designado por la empresa en todo momento, y acorde al calendario definido.